Đề tài Xây dựng tổ hành chính - Quản trị hoạt động có hiệu quả ở trường tiểu học

XÂY DỰNG TỔ HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ
HOẠT ĐỘNG CÓ HIỆU QUẢ Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC
 ----------------------------&----------------------------------
 Người thực hiện: Nguyễn Thành Nguyện ,đơn vị:Trường Tiểu học B Châu Phong.
 I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Bộ Giáo dục-Đào tạo ban hành Điều lệ trường Tiểu học theo Quyết định số:22/2000/QĐ-BGD-ĐT ngày 11/7/2000 của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT.
Tại điều 17: Tổ Hành chính –Quản trị(HCQT)gồm các nhân viên hành chính ,quản trị :Tài vụ,thư viện,y tế ,bảo vệ và nhân viên khác(được tổ chức thành tổ HCQT),giúp Hiệu trưởng thực hiện các công tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục và các hoạt động khác của trường Tiểu học. Tổ có tổ trưởng và một hoặc hai tổ phó do Hiệu trưởng cử.
Đồng thời, pháp lệnh Cán bộ công chức được Chủ tịch nước ký lệnh công bố, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 26/2/1998. Tại chương II ( Điều 6) quy định những nghĩa vụ của Cán bộ công chức, trong đó qui định về ý thức tổ chức kỷ luật và trách nhiệm trong công tác, thực hiện nghiêm chỉnh nội quy của cơ quan, tổ chức, giữ gìn và bảo vệ của công, bảo vệ bí mật nhà nước theo qui định của pháp luật. Thường xuyên học tập nâng cao trình độ, chủ động, sáng tạo, phối hợp trong công tác nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ, công vụ được giao.
Từ những qui định trên, trong hoạt động GDĐT đội ngũ giáo viên là nhân tố quan trọng, quyết định đến chất lượng dạy- học. Tuy nhiên, công tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục và các hoạt động khác của trường Tiểu học cũng hết sức cần thiết, không thể thiếu được trong tình hình phát triển giáo dục hiện nay, nhất là chúng ta đang vươn tới chất lượng giáo dục toàn diện cho học sinh. Để đảm nhận được công việc này không ai khác là tổ chức hoạt động của từng thành viên trong tổ HCQT.
Đối với các chức danh trong tổ HCQT ở các trường Tiểu học, đa số là hợp đồng lao động như: Văn thư, Kế toán, Cán bộ Thư viện, CTXMC, Bảo vệ phục vụ... Chưa qua trường lớp đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ để đảm nhận khi vào làm việc tại trường, đồng thời không ổn định công tác lâu dài, thậm chí một chức danh phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau. Từ đó việc huấn luyện nghiệp vụ, tiếp cận công việc, phục vụ có hiệu quả khi được phân công, hụt hẫng về số lượng theo biên chế, hạng trường, chất lượng hiệu quả thấp do phải hợp đồng mới liên tục là điều khó tránh khỏi.
Riêng đối với đơn vị có 5/8 thành viên tổ HCQT là HĐLĐ, chưa đồng chí nào được đào tạo nghiệp vụ về Văn thư, Kế toán, Thư viện và CTXMC chưa có bằng chuyên nghiệp. Từ năm 1992 đến nay có 3 nhân viên hợp đồng Văn thư, 2 nhân viên phụ trách Thư viện (Cán bộ Thư viện trong một thời gian dài không có người đảm nhận ), Bảo vệ cũng tương tự như thế... Dẫn đến công việc thường xuyên gián đoạn (do phải chờ HĐLĐ mới), việc bồi dưỡng nghiệp vụ khó khăn, kinh nghiệm tích luỹ để vận dụng vào công tác còn rất nhiều yếu kém. Điều kiện CSVC, thiết bị... thiếu trầm trọng ảnh hưởng đến phân công, bố trí đúng người, đúng việc, đúng sở trường theo yêu cầu chung của ngành.
Bởi vậy, việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả, nâng cao năng lực của từng thành viên theo chức danh hợp đồng, công tác có kỷ luật, am hiểu công việc, thông thạo nghịêp vụ, có tinh thần trách nhiệm, an tâm công tác lâu dài cho nhà trường là công việc khá bức xúc, đòi hỏi sự quan tâm sâu sắc của Hiệu trưởng trường Tiểu học trong giai đoạn phát triển sự nghiệp GDĐT như hiện nay.
Từ thực trạng nêu trên, là Hiệu trưởng trường Tiểu học, tôi đã xây dựng kế hoạch công tác cho tổ HCQT khá cụ thể, chi tiết, đáp ứng yêu cầu công việc, đề ra những giải pháp tình thế trước mắt cũnh như lâu dài. Vừa hướng dẫn công việc để thực hiện, chỉ ra cách làm theo từng thời gian cụ thể cho từng cá nhân riêng, nhằm giải quyết những công việc trước mắt, vừa quy hoạch ĐTBD để sử dụng, bố trí công việc lâu dài theo hướng chuyên môn hoá, nâng hiệu quả theo đặc thù từng mãng công việc HCQT. Nhà trường xem đây là bước đi cơ bản, thực tiễn, phù hợp với yêu cầu phát triển, là nhiệm vụ trọng tâm trong suốt quá trình quản lý, chỉ đạo các mặt hoạt động của đơn vị. Chỉ khi mỗi thành viên của tổ HCQT làm việc có hiệu quả mới đưa hoạt động phục vụ, các hoạt động khác đi lên đồng nghĩa với việc quản lý của Hiệu trưởng sẽ nhẹ nhàng, chủ động và phát huy hết tiềm năng sẵn có ở trường học.
Đội ngũ nhân viên HCQT thật sự tận tuỵ với công việc, tìm tòi suy nghĩ cho công việc được phân công, chẳng những giúp cho công tác phục vụ giảng dạy, giáo dục, các hoạt động khác ở trường Tiểu học đạt hiệu quả cao mà còn có tác dụng, ảnh hưởng tốt trong tập thể CB-GV và cộng đồng. Tạo sự công bằng trong nội bộ nhà trường về nghĩa vụ, quyền lợi,... Tạo ra sự đồng thuận cao nhất trong quan hệ phối hợp, giải quyết công việc chung dễ dàng, thuận lợi hơn. Phát huy tính chủ động sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm, yêu thích công việc với phương châm “ Làm được hơn được làm”.
Tóm lại: Việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả ở trường Tiểu học, không đơn thuần là để giải quyết các hoạt động hành chính, hoạt động NGLL, phục vụ giảng dạy, nó sẽ tạo ra động lực mạnh mẽ thúc đẩy chất lượng dạy học của giáo viên, nâng chất lượng các phong trào, các kỳ thi hội thi với thành quả ngày càng rõ nét hơn, có chiều sâu, đậm nét tính quần chúng, cộng tác trách nhiệm: đồng đều, tin cậy, tương trợ giúp đỡ nhau, đây là những biểu hiện cần được chú ý ở phạm vi trường học.
Những vấn đề nhà trường đã thực hiện trong quá trình xây dựng trên cơ sở chỉ đạo, hướng dẫn của ngành, biên chế được duyệt, chức danh cho phép. Từ dó trường đã mạnh dạn cải tiến quản lý, tìm ra các giải pháp phù hợp với đội ngũ hiện có. Áp dụng nhiều cách làm mới, chặt chẽ, khoa học, tạo sự phấn đấu đối với các thành viên, từ đó đã mạnh dạn đề xuất đối với đơn vị, CBQL, hiến kế cho mọi hoạt động đi đến thành công.
II. NỘI DUNG, BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT:
Quá trình phát triển:
 Trong quá trình quản lý, kiểm tra, chỉ đạo công tác HCQT, tiếp cận với thực tiễn từng công việc cụ thể, đánh giá đúng năng lực của từng thành viên trong tổ, chú ý đến sở trường, những tồn tại hạn chế trong suốt thời gian thực hiện. Nhà trường đã áp dụng các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện của tổ HCQT.
 -Bồi dưỡng nghiệp vụ: 
 Đây là công việc được xem là khó nhất, không mang tính khả thi do đối tượng nhân viên đa số là HĐLĐ, không qua đào tạo bối dưỡng về chuyên môn, không hình dung được công việc, hạn chế về ý thức trách nhiệm, tính tổ chức kỷ luật, phong cách làm việc của CBCC...Trước đây chỉ dám mơ ước có đủ biên chế đảm nhận công việc và giải quyết công việc khi ngành có yêu cầu là đã đảm bảo, từng cá nhân làm theo ý kiến của Hiệu trưởng là xong nhiệm vụ. Từ đó dẫn đến cách xử lý thụ động, không hiểu hết nội dung cần làm để mạnh dạn đề xuất, có ý kiến cụ thể hoặc đề ra chương trình công tác riêng cho bản thân một cách chủ động, thuyết minh trình bài ý kiến khi được hỏi, yêu cầu đặt ra. Điều đáng lưu ý là thời gian này, công việc mang tính thời vụ, phong cách làm việc chểnh mảng ( người chờ việc), việc chấp hành giờ giấc phong cách lề lối còn rất nhiều hạn chế, có lúc đáng chê trách. Nhận thức được tính hiệu quả, xã hội đòi hỏi, nhà trường đã tiến hành đúc rút kinh nghiệm thực tiễn. Tiến hành bồi dưỡng phần chung, cơ bản nhất, đặc biệt là liệt kê công việc cần làm của Văn thư, Thư viện, Kế toán, XMC, Bảo vệ... Song, điều đáng lưu ý là người quản lý phải đo được trình độ văn hoá, kiến thức, năng lực, phong cách trong làm việc và cả ý thức phục vụ ra sao cho cơ quan, đơn vị... Để có cách bồi dưỡng hiệu quả nhất(Nói dễ nghe, nghe dễ hiểu, vận dụng thực hành được ). Có được nghiệp vụ chuyên môn ban đầu, công việc được hình dung trước, cá nhân mới chủ động thực hiện, đề xuất thực hiện, hướng giải quyết xử lý cho nhà trường, CBQL. Mặt khác, xoá đi mặc cảm tự ti của công chức là chờ nhận việc, thụ động, làm theo mệnh lệnh, thiếu gắn bó lâu dài với nghề, tính tự học, tự bồi dưỡng bị mai một.
Cách làm như vậy, nhân viên mới thấy bản thân mình được tôn trọng, nhận rõ trách nhiệm riêng trước cái chung, dám đầu tư suy nghĩ để bổ sung những điều mình còn thiếu, những kinh nghiệm trong công việc cần tích luỹ, bộc lộ những vấn đề chưa rõ, bức thiết mà cá nhân chưa biết, cần người quản lý nhà trường cung cấp thêm, hướng dẫn tỉ mỹ, cụ thể giúp cho cá nhân ngày càng thạo việc, tự chủ, không trông chờ ỷ lại.
Trong quá trình thực hiện mỗi cá nhân trong tổ HCQT đều đã có sự chuyển biến rất rõ nét: gắn bó với công việc, tự suy nghĩ cách làm, góp ý bổ sung cho nhau khi cần thiết, có trường hợp đã mạnh dạn đề xuất những ý tưởng mới phù hợp để nhà trường vận dụng vào quản lý, điều hành công tác.
 - Quản lý kế hoạch, chương trình công tác:
 	N ... nhà trường.
 -Công tác kiểm tra đột xuất:
 Kiểm tra chuyên đề,kiểm tra toàn diện(như GVDL) ,từ phân công nhiệm vụ rất cụ thể qua từng năm học,đối với từng thành viên trong nhà trường .Trước đây việc phân công chưa rõ,còn chồng chéo do thiếu biên chế,thiếu điều kiện phục vụ.Nhà trường tiến hành kiểm tra thường xuyên về chuyên đề khi thấy cần thiết và kiểm tra toàn diện các thành viên trong tổ(Thể hiện lịch công tác của BGH trường ).Từ đó giúp cho tổ quan tâm thường xuyên đến công việc,hoàn thành các chỉ tiêu,số liệu được giao.Đồng thời thấy được những mặt làm được và chưa được để phát huy và khắc phục kịp thời.Với phương châm “Không có kiểm tra là không có lãnh đạo”,nên vấn đề kiểm tra được nhà trường đặc biệt quan tâm,thực hiện thường xuyên hàng năm,từ đó đặt cho mọi thành viên trong tổ trong tư thế chuẩn bị ,thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công ,không thể ngũ quên trên kết quả ,thành tích đạt được.Có như thế sẽ gíup cho cá nhân có thói quen làm việc nhẹ nhàng ,hiệu quả ,không vội vàng lúng túng ,dẫn đến hạn chế sai sót không đáng có.
 Qua nhiều năm kiên trì thực hiện các biện pháp xây dựng tổ HCQT trong nhà trường đã đem lại kết quả bước đầu rất đáng trân trọng .
Mỗi nhân viên khi hợp đồng thực hiện một chức danh nào đó đều xuất phát từ ý thức trách nhiệm cá nhân .Nắm được cơ bản công việc được phân công ,xác định được yêu cầu công việc,mức độ hoàn thành ,tính chủ động ,tự lực tự cường được phát huy ,phong cách lề lối làm việc ngày càng tốt hơn,đảm bảo được việc thực hiện các yêu cầu cần thiết đặt ra như: Thực hiện đúng chế độ làm việc 40 giờ/tuần,hội họp,sinh hoạt ,kế hoạch chương trình công tác cụ thể ,quan hệ phối hợp chặt chẽ,nhịp nhàng ,đúng việc,từng bước thông thạo nghiệp vụ chuyên môn .Kết quả công tác có nhiều chuyển biến rõ nét.Từ chỗ không am hiểu nội dung công việc,xây dựng chương trình kế hoạch chưa tốt,quan hệ công tác chưa thông suốt ,tính tổ chức kỷ luật chưa cao,...Đến nay,tất cả nhân viên HCQT đều đảm nhận khá tốt công việc của mình cụ thể: Tham gia tích cực vào các hoạt động NGLL,nồng cốt trong tổ hoạt động ngoài giờ ,các tổ chuyên của nhà trường ,thành viên trong các ban chỉ đạo,...Giúp đơn vị đạt được kết quả khả quan ,tham gia đầy đủ các phong trào ,kỳ thi,hội thi ,...đều có sự đóng góp quan trọng của tổ:
 . Giải nhất Tuần lễ dân số,KHHGĐ ( 2 năm liền)
 . Giải C ĐDDH dự thi cấp tỉnh (Năm học :2002-2003),2 giải cấp huyện.
 . Đạt chuẩn trường xanh-sạch-đẹp.
 . Thông tin ,báo cáo kịp thời cho ngành và địa phương .
 . Hoàn thành nhiệm vụ,chỉ tiêu về công tác CMC-PCGD/TH.
 . Hoàn thành công tác tài vụ,tài chính của đơn vị .
 . Hỗ trợ tích cực: Thi KCSTN,Thi KCĐĐ , Hội thi ca múa kịch,HKPĐ, vẽ tranh ,xây dựng trường “Xanh-Sạch-Đẹp”,xây dựng “Trường học Văn hoá”.
 . Tổ chức nhiều hoạt động NGLL,vui chơi giải trí lành mạnh trong thiếu niên,học sinh:Cắm trại,đố em ,thi đua điểm hồng 20/11,30/4,sinh hoạt truyền thống 22/12,8/3,26/3,19/5,...Tham gia các cuộc thi do các cấp,ngành phát động ,hàng năm đều được duy trì và nâng dần kết quả ngày càng cao hơn .Ngoài ra,cũng đã góp phần không nhỏ làm chuyển biến về đạo đức,chất lượng học tập của học sinh.
 Từ những cách làm đồng bộ,đã được thực hiện trong thực tiễn xây dựng tổ HCQT,đã nâng cao được hiệu quả trong phục vụ hoạt động dạy học,phát triển các hoạt động phong trào của nhà trường .Qua đó cho thấy vai trò của CBQL nhà trường phải kiên trì,quan tâm đầu tư,đánh giá đúng mức thực trạng hiện có,phát hiện và bồi dưỡng năng lực sở trường của mỗi thành viên,ghi nhận những tiến bộ dù là rất nhỏ giúp họ thành công hơn nữa.Tìm hiểu thêm các yếu tố tâm lý như: Nhu cầu,tâm trạng ,động cơ,sở thích,...người quản lý mới đưa ra những công việc đúng tầm .Sự phát triển đi lên của nhân viên HCQT không tách rời quá trình bồi dưỡng ,rèn luyện,tác nghiệp thường xuyên của CBQL nhà trường .Bố trí,phân công ,khen thưởng cụ thể,rõ ràng rất cần cho sự thành công của việc xây dựng đội ngũ HCQT.Do đó,đòi hỏi CBQL phải có thái độ khoa học ,uy tín về điều hành ,hướng dẫn,vận dụng lý luận thực tiễn ,qua kiểm tra đánh giá ,bằng những minh chứng chính xác ,giúp cho anh em tin cậy đối với đơn vị,với công việc với khoa học và chính với lương tâm mình.
Kiểm nghiệm:
 -Việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả ở trường Tiểu học là rất cần thiết,quan trọng ,không những giải quyết những công việc hành chính thông thường mà còn tác động không nhỏ đến chất lượng dạy học,các hoạt động khác ,kể cả đóng góp vào thành tích chung của đơn vị.Đòi hỏi nhà trường,CBQL phải suy nghĩ ,đề ra các biện pháp quản lý,chỉ đạo cơ bản ,phù hợp ,kế hoạch thực hiện nhiều giai đoạn ,những giải pháp tình thế cũng như lâu dài với tinh thần: Kiên trì,chịu khó,nghiên cứu thực tiễn,khoa học và quyết đoán .Nếu trước đây tổ HCQT chỉ hoạt động với danh nghĩa là hành chính ,sự vụ sự việc,không xem trọng đến sự phát triển lâu dài của mỗi cá nhân (do phải thay đổi thường xuyên),thì hiện nay qua quá trình xây dựng ,hướng dẫn,quy trình quản lý ,chỉ đạo khép kín ,đã tạo ra sự toàn tâm ,toàn ý trong công tác ,mỗi nhân viên đều có ý thức học hỏi,học tập bồi dưỡng ,hoàn thiện khả năng của mình để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của đơn vị nhà trường .
 -Mặc dù đây là cách làm riêng của cá nhân quản lývà đặc thù của nhà trường .Nhưng đây là những vấn đề khá cơ bản trong quy trình quản lý đội ngũ HCQT(Có những việc áp dụng rất linh hoạt khác với giáo viên),có thể áp dụng cho tất cả các đơn vị ,các nhà quản lý trong việc xây dựng tổ HCQT của trường mình ,hạn chế được những yếu kém ,tồn tại từ trước đến nay mà ngành đã đánh giá ,chỉ rõ,đồng thời mỗi cá nhân tổ HCQT cũng có thể nghiên cứu áp dụng vào công việc cụ thể của bản thân một cách tự tin, có hiệu quả.
 -Tuy nhiên,trong việc xây dựng đội ngũ này,bằng những biện pháp trên,vẫn còn những tồn tại cần phải tháo gỡ:Việc thu nhận thông tin không đồng đều,cách giải quyết vấn đề đặt ra cũng rất khác nhau ở mỗi cá nhân,tính ổn định lâu dài rất khó giữ vững ,mặt khác quyền lợi,chế độ của đội ngũ HCQT cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác .Cần phải tăng cường kiểm tra ,theo dõi,giáo dục tư tưởng ,hướng dẫn công việc,xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình quản lý thật sự công tâm,minh bạch,khoa học và nhân ái.
 -Bài học kinh nghiệm trong quá trình xây dựng tổ HCQT:
 . CBQL phải nghiên cứu kỹ các văn bản hướng dẫn của ngành ,nắm bắt,chọn lọc thông tin để truyền đạt thật sự phù hợp đến đối tượng .
 . Gương mẫu,có uy tín,am hiểu những công việc hành chính ,các hoạt động phục vụ,các hoạt động khác theo yêu cầu,đặc trưng của đơn vị mình.
 .Lý luận phải chặt chẽ ,thoáng trong giải quyết công việc,đôi lúc còn thể hiện về tâm lý quản lý,tình cảm đồng chí,thật sự bằng tình người.
 . Tổng hợp ý kiến của nhiều đối tượng khác nhau trong đội ngũ để xây dựng tổ mang tính đặc trưng riêng biệt,đồng thuận với những ý tưởng của cả tập thể.
 . Tin cậy,tôn trọng ở từng nhân viên,kích thích tính năng động ,sáng tạo,tự chủ,giúp họ thành công với nhiệm vụ được giao.
 III. KẾT LUẬN:
 -Xây dựng tổ HCQT thông thạo nghiệp vụ,am hiểu về hành chính ,chuyên môn,hiểu biết sâu rộng ,cập nhật thông tin kịp thời,...là một vấn đề khó trong công tác quản lý.Đòi hỏi người quản lý phải” hiểu người,hiểu việc” ,biết khai thác những ưu điểm,ý thích cá nhân.Kiên trì trong việc xây dựng tổ(Có thể mất thời gian một hay nhiều năm),không nên vội vàng nhưng cũng siết chặt không buông lỏng .Nguyên tắc nhưng đầy tính nghệ thuật trong quản lý,trân trọng những việc làm tốt để nhân rộng điển hình ,tạo sự thi đua phấn đấu chung ,Hướng mục tiêu với mỗi cá nhân là phục vụ thật tốt cho công tác giảng dạy-học tập,nồng cốt trong các phong trào thi đua,các hoạt động khác mang lại hiệu quả.
 -Đội ngũ nhân viên HCQT hiện có cần phải học tập,bồi dưỡng ,tìm hiểu tường tận từng công việc,thường xuyên tiếp cận thực tiễn ,tập xử lý thông tin,giải quyết công việc để có đủ bản lĩnh ,tin tưởng ở chính mình ,xây dựng tổ theo hướng chuyên môn hoá cao,sử dụng công cụ ,thiết bị,máy móc vào công việc để nâng hiệu quả .Làm sao để mỗi thành viên trong tổ không chỉ là những nhân viên trên “bàn giấy”,phải thật sự say mê,nghiên cứu,hiến kế cho quản lý tốt hơn.Mặt khác,cần cải tiến một bước chế độ tiền lương cho đội ngũ này,để họ đảm đương tốt công việc,gắn bó với chế độ làm việc 40 giờ/tuần với trường,với tập thể.
 -Trên cơ sở những việc đã vận dụng,đang thực hiện,hướng tới sẽ quy hoạch ĐTBD theo từng chức danh một cách toàn diện,gắn đào tạo để phục vụ vào công việc chuyên môn. Sử dụng có hiệu quả quỹ thời gian làm việc,công tác ,xây dựng tổ HCQT thật sự có kỷ cương ,nền nếp,hiệu quả,đáp ứng tốt nhất theo yêu cầu đổi mới của GDĐT.
 Thực hiện tháng 04/2004.